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관리시스템
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관리목표

Operation Goal
관리운영목표

중점목표

안심하고 편안하게 살 수 있는 아파트 단지 조성

세부목표

  • 관리요원의 정예화 및 섬기는 자세 확립

  • 우수한 인력 수급으로 서비스의 질적향상 도모

  • 관리착수와 동시 본사 대표이사 주관 직원교육 실시

  • 본사 임직원 수시 현장점검 및 교육실시로 근무자세 향상

  • 관리직원 기본품질방침 선정 서비스 정신 고취

  • 철저한 시설점검 및 관리

  • 주요시설의 사전점검을 통한 안전사고 예방 및 성능유지

  • 시설물 내구연한의 효율성 제고로 재산가치 보존 및 향상

  • 안전관리 원칙 준수

  • 관리비 절감기법 도입 및 시행

  • 에너지 절감기법 등을 총동원하여 관리비 절감

  • 철저한 시설점검 및 관리

  • 청결한 환경을 위한 주차관리, 조경관리 및 청소에 주력

  • 대외 이미지 확보

  • 공개행정으로 의혹 불식

  • 자금집행의 공정성

  • 관리소의 모든 수입과 지출은 예산에 의거 편성 및 집행

  • 신뢰성 확보

  • 규격관리 구현

  • 관계규정 준수 관리원칙 및 규격관리에 최선을 경주

  • 관리주체의 공신력 향상

Administration & Personnel Management
행정 및 인사관리

행정관리

  • 문제점

  • 공동주택의 내용연수 증가에 따른 각종 문서 및 제·규정의 보관상태 불량으로 각종 공사 및 시설관리 등 관리업무의 연계성 불가

  • 관리방안

  • 문서관리령 제정 및 시달. 매년, 매월 초 당월 시행사항 당사 서식에 의한 사업계획서 작성 후 시행

  • 민원처리

  • 해당 경비실, 관리소에 비치된 신고서에 따라 처리부에 등재

  • 해당 담당 직원이 현장 확인 후 보수 종류 구분

  • 해당 책임자 지휘하에 내용별로 즉시처리

  • 당일 처리 원칙으로 부득이 시간을 요하는 사항은 기간 명시 통보함으로써 해소

  • 표1. 민원처리 및 긴급 보수 기동반운영

인사관리

  • 목적

  • 관리 요원을 정예화하고 섬기는 자세를 확립

  • 세부사항

  • 1. 신뢰받는 직원

  • 적극적인 업무추진 자세 확립

  • 계획에 의한 업무처리(계획 대 실적 파악 및 대책강구)

  • 친절한 언어 사용 생활화 지도교육

  • 4. 관리요원 임금

  • 타단지와 비교하여 적정선에서 제안협의

  • 최저임금법 위배여부 고려

  • 감시직/단속직 근로자 최저임금 적용제외 계약

  • 2. 관리요원의 신상필벌 제도

  • 성실하고 특별한 사유가 없는 자는 신분 보장

  • 불성실 및 근무태만 자는 적접한 절차에 따라 인사조치

  • 모범직원에 대한 년1회 이상 표창

  • 5. 경비, 미화원 선발

  • 경비원은 경비업법 10조 1항에 의거 결격사유가 없는
    신체건강한 대한민국 남자

  • 미화원은 주민등록등본상 만 60세 이하인 신체건강한
    대한민국 여자

  • 3. 관리요원 직무교육 봉사자질 향상

  • 본사교육 : 관리소장 및 각 부서별 책임자(반기, 분기, 필요시)

  • 현장교육 : 경리, 기능직 및 경비직(정기 및 수시)

Accounting & Budget Management
회계 및 예산관리

목표

  • 특성상 금전과 연관되어 회계업무 담당자의 고의 및 업무착오로 인한 자산상의 손실이 발생 되어 금전적 배상문제 등
    대외 이미지 손실을 초래, 정기적인 점검 및 지도 실시하여 자산을 보호

세부사항

  • 회계처리 기준

  • 공동주택관리 회계처리 지침 준용

  • 기업회계처리 기준 및 건설교통부 회계지침 준용

  • 결산보고

  • 회계연도말 기준작성(재무제표는 매월말 작성, 보고)

  • 결산보고는 결산일로부터 1~2개월 이내 입주자대표회의에 보고

  • 결산서는 관리 사무소에 비치, 공개 열람 조치

  • 예산편성

  • 입주자대표회의 심의 결정에 의거

  • 예산에 의한 집행과 정산에 의한 부과

  • 예산 지출은 사전에 입주자대표회의와 협의

  • 예금계좌 관리

  • 관리비 수입금은 전액 입주자대표회의와 동우씨엠 공동명의로 금융기관에 예금

  • 공동결제 지출원칙

  • 예산집행 실적보고(회계처리 업무 의혹배제)

  • 매분기 말일기준 예산액과 대비한 예산집행 실적을
    입주자대표회의에 보고

  • 금융기관 선정

  • 은행선정/운영자금 예금액 결정은 입주자대표회의에 위임

  • 지출원칙 및 원인행위

  • 원칙 : 모든 수입은 금융기관의 예금계좌에 입금한 후 지출
               각 용역비 및 공사대금 등 고액지출은 온라인 송금결제

  • 원인행위 : 원인품의 또는 지출결의서에 근거
                      배정된 예산 범위내에서 진행

  • 감사

  • 본사 및 입주자대표회의, 외부 공인 회계사 감사

Service & Commodity Purchase Management
용역 및 물품구매관리

용역관리

  • 목적

  • 아파트의 특성 및 현재의 상태를 사전에 점검 후 교체, 공사시기를 파악하여 계획 수립 후 예산을 편성하여 관리하므로서
    입주민에 대한 과중한 관리비 부담을 억제하고 계획적인 유지 실시

  • 세부사항

  • 용역 시행 절차 :   본사 사전 검토 → 입주자대표회의 승인 → 관리소장 집행 → 지정검수인 지정 감독 → 완료 보고

  • 용역 집행 절차 :

  • 용역의 타당성 여부 심의 → 업체선정에 따른 시행방법 결정 → 입찰 및 하자보증금 여부확인 →업체선정 후 계약의 타당성 여부 확인 →
    자재 및 용역 진행사항 감독 → 공사완료에 따른 준공 검사권자의 임명 및 준공 검사의 적법성 확인 →
    시방서 및 준공검사에 따른 공사완료 확인

물품구매
관리

  • 목적

  • 시설물의 유지보수에 반드시 필요한 소모자재의 구입시 불요불급한 자재의 구입을 억제하고 철저한 물품관리로 물품의 절약과
    수명연장을 실시하므로 입주민의 관리비 부담을 경감

  • 세부사항

  • 1. 시행절차

  • 부서별 소요예산액 산정 후 입주자 대표회의 승인 → 관리소장의 집행 및 검수 → 지정 검수인의 검수 → 물품사용대장 기록

  • 2. 운영방안

  • 철저한 시장조사 실시

  • 원가 절감

  • 물품관리대장 기록

  • 작업의뢰서 운용

  • 폐자재 보관 및 처리

  • 재고 조사

Facility Management
시설관리

목적

  • 단지내 각종 시설물에 대한 적법 설치(주택건설 기준에 관한 규칙) 여부와 현상태를 점검하여 하자요인을 사전에 조치함으로써 효율적인 사후관리와 운영은 물론
    향후 기술적, 물리적 사고피해를 미리 예방하며, 시설물의 적정상태를 유지하여 원활한 공공 생활을 영위할 수 있도록 하기 위함

세부사항

  • 건축·토목시설

  • 시설물 정기점검카드 비치 및 대상물 점검사항 조사

  • 미장, 방수, 지붕 및 홈틈, 도장, 잡공사의 관리감독

  • 도로, 석축, 옹벽, 배수시설, 어린이 놀이터 시설물 관리

  • 정기, 수시 특별점검으로 유지 보존상태 점검

  • 점검 결과 훼손, 파손 등의 보수사항 발견 시 즉시 조치

  • 운송설비

  • 승강기의 운전 및 작동상황 감시 및 운전조작

  • 24시간 출동 준비 및 연락 출동 보수

  • 사고 예방 활동 및 대책강구

  • 각종 윤활유 보급 및 점검

  • 각 부속 설비의 교체 및 점검보고

  • 전기설비

  • 전기설비의 운전, 작동 정상화의 감시 및 운전조작

  • 일상 및 주간, 월간, 계절간 적시 점검 및 조치

  • 방송설비, 인터폰, TV공청시설, 전화시설에 대한 점검 및 보수

  • 조명설비의 청소 및 램프 교체

  • 중요 설비의 정기보수 및 외주계획 작성, 보고, 작업감독 입회
    및 성과 확인

  • 계획에 의한 점검 보수 및 연락에 의한 고장 개소의 수리

  • 소방설비

  • 소화기 및 소화 용구 점검 및 유지보수

  • 설비의 시험 및 오동작 점검 보수

  • 비상 경보설비의 운전 및 확인감시

  • 피난 설비 및 기구관리

  • 기타 소화 활동상 필요한 설비점검 및 운영

  • 소방계획서에 의한 모의 훈련 실시

  • 급·배수설비

  • 급배수 펌프의 운전, 작동상황의 감시 및 조작

  • 긴급사태에 대비한 충분한 식수저장 확보

  • 적시 약품투입 및 측정기록 분석 투약량 조정

  • 만수위 감시 및 긴급사태 대비 보수

Safety Management
안전관리

목적

  • 각종 시설의 예방점검 제도화로 시설 설비능력을 최대한 발휘, 시설물 내구연한의 증대 및 효율성 제고로 재산가치의 보존 및 향상

세부사항

  • 주요시설 기기별 정비 요령 등에 대한 메뉴얼 작성 보관비치

  • 안전관리 진단 기준(주택법 시행규칙 제 27조 2항 및 별표6)

  • 해빙기진단 : 석축, 옹벽, 벽면, 교량, 비상저수 시설 등 년 1회(2~3월)

  • 우기진단 : 석축, 옹벽, 벽면, 담장, 하수도 등 년 1회(6월)

  • 월동기진단 : 난방시설, 노출배관, 수목보온 등 년 1회(9~10월)

  • 안전진단 : 변전실, 고압가스, 소방시설, 맨홀, 유류탱크, 펌프, 인양기
    등 매분기 1회 이상

  • 위생진단 : 비상저수시설, 우물 등 년 2회 이상

  • 수시진단 : 노후시설, 위해발생의 우려 있는 시설 등 매분기 1회 이상

  • 시설별 세부운전, 정비 요령 등에 대한 메뉴얼 작성 보관비치

  • 기술직원 교체시 업무연계 가능

  • 초보자도 메뉴얼을 참고하여 업무수행이 가능토록 조치

  • 안전관리 기본계획 수립(검토)

  • 단지 실정에 맞게 본사 지원하에 작성 비치

  • 발전 및 변전시설, 소방시설, 승강기 등에 대한 기본계획 수립으로
    적정시기에 각종 공사 및 교체작업 실시

  • 본사 기술진의 정기 및 수시 안전점검 실시로 시설물의 내구연한
    연장 및 각종 사고를 사전에 예방하여 재산가치 보전과 쾌적하고
    안락한 주거환경을 조성

Environmental Management
환경관리

목적

  • 주거 환경 질서, 단지 내 교통질서 확립 및 주차관리, 청소, 소독, 수목 관리 등을 철저한 지도와 감독으로 아름답고 쾌적한 환경조성

세부사항

  • 가로정비

  • 가로청소 및 적치물 제거

  • 불법주차 단속

  • 차량전용 도로와 인도의 구분 관리

  • 청소관리

  • 직원의 조회시 등 청소 미화 봉사

  • 주민 및 자생단체 정기청소 및 봉사유도

  • 간판 및 표지판

  • 1상가 1간판 부착 유도 및 광고

  • 안내판 규격화

  • 수목관리

  • 토양과 건물 배치 및 공간을 고려한 조경

  • 년차별 이식 및 보식 작업

  • 직원별 잔디관리 책임구역제(잡초제거)

  • 고사목 발생시 원인규명과 사후대책 조사 및 재발방지

  • 수종의 성장에 따른 전정작업으로 수형유지(자체인력 실시)

  • 관수작업 수목표찰 달기, 관리대장의 작성 등 체계적 관리

  • 쾌적한 주거환경 및 환경 친화적 단지조성

  • 교통질서 확립 및 차량 관리

  • 상가 오토바이 자전거로 대체 유도

  • 차량속도 제한(단지 내 서행 30km)

  • 카세트 도난 방지를 위한 차주의 보험가입 등 공조체제 유지

  • 주거환경질서

  • 세대 내부 불법 구조변경 금지 및 홍보

  • 동물사육 및 사설학원 개설행위 금지 및 홍보

  • 불법 부착물 제거(외부 돌출 방지)

  • 홍보물 활용 홍보 → 부착세대 편지발송 → 부착세대 관리소장 방문

  • 기타

  • 잡상인 출입단속

  • 출입업자 등록제 실시

Security Management
경비관리

목적

  • 입주자의 불편을 덜어주는 친절한 자세 확립 및 유비무환의 예방경비를 실시로 안심하고 쉴 수 있는 단지조성

세부사항

  • 경비원 근무기강 및 자질 향상

  • 경비원 복무규정 및 근무수칙 하달, 숙지 이행

  • 입주자에 대한 친절, 봉사정신 교육

  • 경비반장급 본사 소집교육 실시(년 2회)

  • 본사 임원 및 경비지도사의 현장지도 교육(수시)

  • 관리소장 조회 실시의 정례화(월 2회 이상)

  • 적극적, 능동적 근무 자세 확립

  • 주변환경정리의 책임화(조경수 보호, 분리수거, 주변외곽 청소 등)

  • 출·퇴근 시간대 차량유도 및 주차안내

  • 책임구역내 시설물 현황 파악 및 보호

  • 긴급사태 발생 시 초동조치(E/L고장, 화재 등)

  • 단지 내 질서유지 확립(불법 부착물, 상행위 등)

  • 야간순찰 강화

  • 정기, 부정기, 불시 순찰 등 순찰 실시

  • 일정시간 이후 릴레이식(밀어내기식) 순찰제 도입

  • 심야시간 출입차량 감시 및 통제강화(필요시 시설보완책 수립)

  • 관할 경찰서와 방범업무 협조체제 강화

  • 차량관리

  • 단지 내 전차량에 대한 현황 파악 후 차량 대장 별도 작성, 비치

  • 단지 내 특성에 맞는 스티커 교부(외부 차량 식별)

  • 대형 차량의 단지 내 주차억제(사고 예방 및 주차난 해소)

  • 심야시간대 진입 차량에 대한 안내 및 감시 강화

  • 취약지역 주차 차량의 특별순찰 강화

" 경비초소의 대주민 봉사창구로 운영 "

Defect Repair Management
하자보수관리

기본방침

  • 주택법 제 16~18조

  • 입주자의 재산보호 및 생활 불편 해소

  • 하자 요구권자인 입주자에 대한 기술적인 사항 보좌

  • 효율적인 하자처리 업무에 대한 관리직원 직무교육 실시

  • 사업주체와 입주자간 하자처리 가교 역할

세부사항

  • 하자점검 사항

  • 설계상과 시공상 상이하게 시공한 부분

  • 정상적인 시공에도 불구하고 기간내에 발생한 불량부분

  • 주택건설 기준에 관한 규정, 규칙

  • 관계법령(주택법 제18조-하자보수 보증금의 반환)

  • 구분 변환보증금액 비고
    사용검사일로부터 1년차 예치보증금의 10/100 임시사용일 포함
    사용검사일로부터 2년차 예치보증금의 25/100 임시사용일 포함
    사용검사일로부터 3년차 예치보증금의 20/100 임시사용일 포함
    사용검사일로부터 4년차 예치보증금의 15/100 임시사용일 포함
    사용검사일로부터 5년차 예치보증금의 15/100 임시사용일 포함
    사용검사일로부터 10년차 예치보증금의 15/100 임시사용일 포함
  • 하자보수 처리계획

  • 관리착수 15일 이내 단지 전반적인 하자에 대하여 점검/결과보고

  • 본사 하자전문팀 구성

  • 분야별 전문가 지원

  • 경미한 하자 관리직원 자체 해결

  • 효율적인 하자처리 업무에 대한 관리직원 직무교육 실시

  • 하자보수 요구절차

  • 1차 사업주체에 하자보수 요청 공문 발송

  • 사업주체로부터 하자 판정 결과 접수

  • 미비 사항은 재 판정요구 2차공문 발송

  • 하자 점검 대상 시설

  • 전기·기관시설 제분야, 토목·건축분야, 조경분야, 기타 제시설분야

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